Groot programma opnieuw in de problemen

Reactie op: SPEER lijkt opnieuw in de problemen. Automatisering Gids 23 november 2011

Het programma SPEER is in 2002 gestart en ik denk dat we inmiddels wel geleerd hebben dat dergelijk grote programma’s nooit lopen zoals gepland. Ze duren standaard veel langer en kosten standaard schrikbarend meer dan gedacht. En het leidt standaard tot grote (maatschappelijke) verontwaardiging, vaak tot Kamervragen en een enkele keer tot een parlementair onderzoek of vergelijkbaar. Ook nu weer, zie ook het artikel over het parlementair onderzoek dat door de kamer gestart wordt: http://www.nu.nl/internet/2679355/parlementair-onderzoek-ict-problemen-bij-overheid.html.

Ongetwijfeld gaat ook dat weer een heel scala aan inzichten opleveren, maar ik vraag me zeer af of we er echt mee geholpen zijn. Mijn probleem met deze manier van kijken is namelijk: het maakt volgens mij niet echt uit of het specifiek een IT-programma is of niet (denk aan de Betuwelijn om maar 1 programma buiten het geijkte ICT- kader te noemen). Het gaat om het simpele feit dat het zo’n groot programma is.

Mis is een misvatting
Waarom gaan dergelijk grote programma’s dan zo mis? Waarom wordt “nooit” opgeleverd conform verwachting in tijd, geld en functionaliteit? Eerst moeten we dan denk ik een misverstand opruimen: een groot programma levert uiteindelijk wel degelijk op wat men wilde, in ieder geval gedeeltelijk: men kiest binnen wat men nog wil uitgeven en binnen de termijn die men nog accepteert voor wat men daarvoor nog kan krijgen. Haalbaarheid heet dat. Oei, dat klinkt wat cryptisch, maar is wel waar. Een tegenvallend programma duurt namelijk alleen maar langer en kost alleen maar meer dan aanvankelijk begroot en dat is een groot verschil. Dergelijke programma’s zijn zo groot, zo complex en er speelt zoveel mee dat aanvankelijk eigenlijk nooit de volledige scope is te overzien. En die is zeker niet in te schatten vanaf de positie van de mensen die op een “beslislaag” in de betrokken organisaties functioneren. Zij kennen niet alle feiten en omstandigheden, ze leggen niet alle verbanden en overzien de weerbarstige praktijken niet. Je zou zo’n programma bijna moeten doen om het exact te kunnen calculeren. En er speelt nog iets anders: iedereen wil slagen. De opdrachtgever wil een zo goed mogelijke functie (of zo veel mogelijk functionaliteit) en de leveranciers willen graag de opdracht en daarmee zo veel mogelijk verdienen. En dat feit an sich maakt al dat een project duurder wordt dan begroot. Dat is in iedere situatie vergelijkbaar: als je naar de mediamarkt gaat en een wasmachine uitzoekt, ga je dan met de goedkoopste of met een aanmerkelijk duurdere naar huis en waarom? En wie is bij het bouwen van een nieuw huis exact binnen het als eerste afgegeven budget gebleven EN heeft het huis op de aanvankelijke opleverdatum opgeleverd gekregen? Bijna niemand en waarom zou dat dan bij grote programma’s anders zijn? Alleen zijn de bedragen waar het dan om gaat zo enorm veel groter en dus vergeten we wat er feitelijk aan de hand is. De emotie krijgt de overhand.

Samenwerking is een goed begin
Is dan alle kritiek onterecht? Is er dan niets dat we kunnen doen? Jawel: het begint zoals altijd met een goed begin. De uitdagingen bij een groot programma zijn navenant groot, het belang van het programma is voor de betrokkenen evident (en vaak zelfs van maatschappelijke relevantie) en dus gaat het om een zo goed mogelijke start te maken met het programma. De kans op succes neemt toe als vanaf het begin een goede samenwerking met relevante marktpartijen wordt gezocht. Dat is denk ik, voor ons allemaal, het grootste leerpunt vanuit eerdere programma’s: samenwerken vanaf het begin, tussen alle partijen, onder een strakke en duidelijke regie. Die regie hoort volgens ons alleen en uitsluitend bij de opdrachtgever te liggen (en kun je niet mee uitbesteden), maar wel gevoed vanuit de verschillende meewerkende en belanghebbende partijen. Het gaat dan om bijvoorbeeld:
• juiste en tijdige informatie om bij te sturen waar nodig,
• bewijs van voldoende kwaliteit op ieder gewenst tussenmoment,
• voldoende draagvlak en begrip onder de mensen voor wie er iets gaat veranderen,
• voldoende harde garanties op het halen van programmadoelen en business case en
• graag ook nog garanties op tijd en budget.

Het bereiken van je doelstellingen staat en valt met de mate van grip die je hebt op wat je aan het doen bent, ook inhoudelijk. Dit kan met kwaliteitsregie.

Kwaliteitsregie
Kwaliteitsregie gaat over twee vragen:
1. Hoe krijg ik wat ik hebben wil?
2. Hoe controleer ik dat ik dat ook gekregen heb?

Regie op kwaliteit betekent niets meer en minder dan dat je handen en voeten geeft aan kwaliteit in de vorm van kwaliteit-, acceptatie- en testbeleid, entry – en exit criteria en acceptatiecriteria, die opgesteld worden voor alle relevante onderdelen van het programma. Deze kaders en richtlijnen kun je  vervolgens van een monitor voorzien. Het voordeel hierbij is dat continu inzicht in de kwaliteit gegeven kan worden waardoor sturing op kwaliteit mogelijk wordt (“Grip op kwaliteit”). Zeker bij langer durende programma’s is dat sterk aan te raden.
Regie op kwaliteit is daarnaast (deel)projectoverstijgend. Vanuit kwaliteitsregie voed je dan ook zowel het management van het programma als de opdrachtgever. Hiermee ben je in staat om hen van objectieve informatie te voorzien en eventueel risico’s vroegtijdig te signaleren.

Visueel ziet de samenhang er dan bijvoorbeeld als volgt uit:

Door het inrichten van kwaliteitsregie is het mogelijk om de verantwoordelijkheid voor testen en kwaliteit en het aantoonbaar maken van de (test)resultaten te beleggen bij de mensen die er in de deelprojecten over gaan en er verstand van hebben. Testen en kwaliteit zijn immers een integraal onderdeel van realisatietrajecten.

De sturing op en binnen het programma kan dan plaatsvinden op basis van de juiste en concrete informatie over wat er speelt ten aanzien van de kwaliteit. En alleen dan valt er bij te sturen en zijn de juiste keuzes te maken: stoppen, bijsturen of doorgaan; huidige functionaliteit accepteren of geld erbij; er langer over doen of de risico’s accepteren; etc. etc.

Klaar en gaan?
Bijna. Resumé is dat het serieus de vraag is hoe groot de programma’s mogen zijn, wil je ze kunnen blijven overzien. En vooral: wil je durven accepteren wat de mogelijke overschrijding is. Vaak is een deeloplossing en/of een simpelere oplossing beschikbaar (denk eens wat vaker out-of-the-box) en dan zou ik zeker daar voor gaan.

Soms zijn grote(re) trajecten echter onvermijdelijk, bijvoorbeeld omdat doorgaan met de huidige situatie niet meer kan, maatschappelijke onwenselijk is of simpel onbetaalbaar wordt. Dan moet je soms veel in één keer aanpakken. En dan is ook in een groot programma kwaliteitsregie een effectieve manier om te zorgen dat je krijgt wat je wilt en te controleren of je dat ook gekregen hebt.

Henk Wubs

Wil je reageren? Mail dan naar Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien.